Politique de voyages d'affaires 101

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Vous avez confirmé les vols. Vous avez réservé l'hôtel. Vous avez bloqué l'agenda et informé le client. Mais il y a une partie du voyage qui est souvent gérée en dernier, et c'est celle que votre cadre remarquera en premier et en dernier : le transport terrestre.
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Pour les assistants personnels et les assistants de direction en charge des déplacements professionnels, bien gérer cet aspect ne se limite pas à la logistique. Il s'agit de préserver le temps de vos dirigeants, la réputation de votre entreprise et votre propre sérénité en cas d'imprévu. Ce guide vous apporte les informations essentielles.
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Pourquoi le transport terrestre mérite une politique appropriée
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La plupart des entreprises ont des politiques claires concernant les vols, les hôtels et les frais, mais les transports terrestres restent souvent flous. Résultat ? Des réservations incohérentes, des coûts imprévus et, parfois, un cadre bloqué à Heathrow parce que le prix d’un Uber a atteint 90 £ et que le chauffeur a annulé deux fois.

Une politique de transport terrestre claire et écrite lève toute ambiguïté. Elle indique aux voyageurs ce qui est remboursable et ce qui ne l'est pas, définit les attentes en matière de niveau de service et fournit aux agents de voyages et aux assistants de direction un cadre de référence solide en cas de contrôle des dépenses.

Si votre entreprise n'en possède pas encore, cet article constitue un bon point de départ.
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Licences : un détail souvent négligé
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Les véhicules de location avec chauffeur ne sont pas tous identiques, et à Londres, cette différence a une importance juridique.

Tout véhicule transportant des passagers à titre onéreux à Londres doit être agréé par Transport for London (TfL). Cette agrément concerne le véhicule, le conducteur et l'exploitant. Un exploitant agréé par TfL est soumis à des normes rigoureuses relatives à la vérification des antécédents du conducteur, à l'état du véhicule, à l'assurance et au traitement des réclamations.

Lorsque vous réservez auprès d'un opérateur agréé par TfL comme Airport Executive (agrément d'opérateur n° 402), vous bénéficiez d'un service officiel et réglementé, assorti d'une obligation de rendre des comptes. En revanche, si vous réservez auprès d'un prestataire non agréé ou insuffisamment agréé, que ce soit via une application mobile ou un arrangement informel, cette protection disparaît, souvent à votre insu.
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Éléments à vérifier lors de l'agrément d'un prestataire de transport terrestre :

• Disposent-ils d'une licence d'exploitant TfL valide ? (Facilement vérifiable sur le site web de TfL)
• Leurs chauffeurs sont-ils titulaires d'une licence individuelle ?
• Disposent-ils d'une assurance responsabilité civile professionnelle adéquate ?
• Ont-ils une procédure de réclamation formelle ?
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Si un fournisseur ne peut pas répondre clairement aux quatre questions, cherchez ailleurs.
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Comprendre les niveaux de service et quand utiliser chacun d'eux
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Les transports terrestres d'entreprise se divisent généralement en trois catégories. Comprendre la différence vous permet d'adapter la réservation à l'occasion.
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Classe économique : Une berline ou un break professionnel et confortable, généralement une VW, une Tesla ou équivalent. Convient aux voyages d’affaires en solo, aux transferts aéroport et aux trajets réguliers d’un point à un autre. Propre, ponctuel et économique .
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Classe Affaires: Un véhicule de direction haut de gamme, généralement une Mercedes Classe E ou équivalent. Convient aux cadres supérieurs, aux clients VIP ou aux situations où la présentation est importante. L'environnement intérieur est nettement supérieur, plus silencieux, plus spacieux et mieux adapté au travail en déplacement .
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Première Classe : Notre catégorie la plus prestigieuse, réservée aux voyages VIP et aux occasions où le voyage lui-même fait partie intégrante de l’expérience. Les véhicules comprennent la Mercedes Classe S et des versions modifiées sur mesure de la Mercedes Classe V, équipées de sièges inclinables de type avion, d’une intimité accrue et de finitions haut de gamme. Pour les visites au plus haut niveau, les invités de marque ou les cadres qui doivent arriver sereins et parfaitement préparés, c’est le choix idéal .
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Une bonne politique de voyage précisera le niveau de service approprié à chaque catégorie de voyageur ou type de voyage. Cela évite les conversations délicates et garantit des dépenses proportionnées.

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Transferts aéroport : Les détails qui vous font gagner du temps
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Les transferts aéroportuaires sont les réservations de transport terrestre les plus courantes pour les entreprises, et celles qui ont le plus de risques de mal tourner sans une planification adéquate.
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Le suivi des vols est essentiel. Un chauffeur professionnel suivra le vol de votre cadre en temps réel et adaptera automatiquement l'heure de prise en charge en cas de retard. Ce service devrait être inclus de base, et non une option payante. Assurez-vous toujours qu'il est bien pris en charge lors de la réservation .
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Accueil personnalisé ou prise en charge au bord du trottoir ? À l’arrivée, l’accueil personnalisé signifie que votre chauffeur vous attend à l’intérieur du terminal, pancarte à votre nom en main, à la porte d’arrivée. C’est le choix idéal pour les cadres supérieurs ou les visiteurs internationaux. La prise en charge au bord du trottoir (le chauffeur attend à l’extérieur) est moins chère, mais oblige le passager à se débrouiller seul dans le terminal pour trouver le véhicule ; cela convient aux voyageurs réguliers, mais est moins approprié pour les invités .
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Politique relative au temps d'attente. Les compagnies aériennes réputées incluent un temps d'attente gratuit standard après l'atterrissage (généralement 60 minutes) pour le passage de l'immigration et la récupération des bagages. Renseignez-vous sur les prestations incluses par votre compagnie avant de réserver, et non après réception de la facture.

Frais aéroportuaires. Les frais de dépose et de prise en charge aux terminaux d'Heathrow et de Gatwick ont ​​considérablement augmenté. À Gatwick seulement, les frais de dépose ont augmenté de 67 % au cours de la dernière année. Il s'agit de frais légitimes qui doivent être détaillés sur votre facture. S'ils n'y figurent pas, ils sont automatiquement inclus dans le prix de la course, ou pire, vous ne les payez pas du tout .
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Gestion des comptes d'entreprise : quelles questions poser
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Si votre entreprise réserve régulièrement des transports terrestres, il est judicieux d'ouvrir un compte professionnel. Voici ce qu'un compte professionnel bien géré devrait offrir :

• Facturation mensuelle consolidée : une seule facture regroupant tous les trajets, avec des références claires pour chaque mission, au lieu de reçus individuels pour chaque déplacement.
• Gestion de compte nominative : Un interlocuteur qui connaît vos préférences et peut gérer les réservations urgentes.
• Rapports passagers : Ventilation par voyageur, type de trajet et centre de coûts, utile pour le rapprochement interne
• Tarifs fixes ou convenus : Les tarifs convenus pour les trajets fréquents (par exemple, Londres centre – Heathrow) éliminent la variabilité des prix et simplifient la gestion du budget.
• Facturation conforme à la TVA : essentielle pour récupérer la TVA déductible sur les déplacements professionnels ; assurez-vous que votre fournisseur est assujetti à la TVA et fournit des factures conformes.
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Chez Airport Executive, les comptes professionnels sont exemptés des frais administratifs de réservation appliqués aux réservations individuelles, ce qui représente une économie substantielle pour nos clients réguliers. Nous proposons également un délai de paiement de 14 jours.
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Ce que la plupart des agences de voyages ont discrètement supprimé
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Il est important de le dire clairement : de nombreuses entreprises de voyage et de transport ont remplacé leurs équipes de service client par des chatbots, des réponses automatisées et des portails en libre-service. Pour les demandes courantes, cela reste gérable. En revanche, pour toute situation urgente ou nécessitant une intervention rapide – une correspondance manquée, un chauffeur désorienté, un cadre sur le point de rater une réunion –, c’est extrêmement frustrant.

En tant qu'assistant(e) personnel(le), vous subissez déjà une forte pression pour les personnes que vous accompagnez. La dernière chose dont vous avez besoin lorsqu'un problème survient à 20h, c'est de devoir taper dans une fenêtre de chat en attendant une réponse automatique qui ne comprend pas votre question.

« Chez Airport Executive, nous avons fait le choix délibéré d'agir différemment. Nos appels sont pris en charge par de vraies personnes, en quelques secondes, pas en quelques minutes, sans avoir à naviguer dans un menu, ni via un système de rappel. Lorsque vous nous appelez, vous parlez à quelqu'un qui connaît l'entreprise, votre réservation et qui a l'autorité nécessaire pour vous aider concrètement. » — Chris Nixon, PDG, Airport Executive

Chris poursuit : « Nous pensons que c’est tout simplement ainsi qu’un service haut de gamme devrait fonctionner. Mais nous savons aussi que c’est devenu plus rare qu’il ne devrait l’être, c’est pourquoi il est important de le mentionner explicitement lors de l’évaluation des prestataires de transport terrestre . »
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Lors de l'évaluation d'un prestataire de transport terrestre, posez-vous les questions suivantes :

• Existe-t-il un numéro de téléphone direct, où une personne répond, pendant toutes les heures d'ouverture ?
• Quel est leur délai de réponse moyen à une demande urgente ?
• Qui contacter en cas de problème en cours de route ?
• Les décisions peuvent-elles être prises sur-le-champ, ou chaque exception nécessite-t-elle un rappel du responsable ?
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Les réponses vous en diront long sur la façon dont cette entreprise réagira sous pression.
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Lorsque des imprévus surviennent (et cela arrive parfois en voyage), nous sommes fiers de notre flexibilité et de notre équité. Nous ne cachons rien derrière les petites lignes. Nous prenons rapidement des décisions judicieuses, analysons chaque situation individuellement et veillons à ce que vous n'ayez jamais l'impression de devoir lutter contre l'entreprise avec laquelle vous êtes censé collaborer.

Pour un(e) assistant(e) personnel(le) ou un(e) assistant(e) de direction, ce type de relation avec un fournisseur n'est pas un luxe, c'est une nécessité professionnelle.
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Gérer l'imprévu : votre liste de vérification des mesures d'urgence
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Même le voyage le mieux préparé peut être perturbé. Voici comment se préparer :
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En cas de grève ou de perturbation majeure(action syndicale chez TfL, retards d'Eurostar ou intempéries), la demande de véhicules avec chauffeur peut exploser. Avoir une relation privilégiée avec un chauffeur agréé vous évite de devoir rivaliser sur une application grand public. Réservez le plus tôt possible pendant les périodes de perturbation connues.

Si les plans du dirigeant changent à la dernière minute : renseignez-vous sur les conditions d’annulation de votre opérateur avant d’en avoir besoin. La plupart des opérateurs sérieux proposent un délai d’annulation gratuite raisonnable. En connaissant ces conditions à l’avance, vous pourrez effectuer des modifications en toute sérénité et éviter des frais inutiles.

Si le chauffeur ne se présente pas : Un opérateur agréé a un devoir de diligence et une procédure de réclamation. Notez l’heure, la référence de la réservation et toutes les tentatives de contact, puis demandez une réponse officielle. Avec une application, ce processus est souvent opaque et frustrant. Avec un opérateur agréé, la responsabilité est clairement établie .
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Note relative aux dépenses et à la TVA
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Pour les assistants personnels et les assistants de direction chargés de la gestion des notes de frais, le transport terrestre peut engendrer des complexités en matière de TVA, notamment lorsque les trajets impliquent des déplacements entre Londres et le reste du Royaume-Uni.

La règle est simple : assurez-vous que chaque facture reçue comporte la raison sociale complète du fournisseur, son adresse, son numéro de TVA intracommunautaire, une description de la prestation et le montant de la TVA indiqué séparément. Sans ces informations, la TVA ne peut être récupérée.

Si votre entreprise effectue des déplacements internationaux, sachez que les transferts réservés auprès d'un opérateur britannique pour des voyages à l'étranger sont généralement exonérés de TVA britannique. Votre opérateur doit l'indiquer correctement sur la facture.

En cas de doute, consultez votre équipe financière avant d'approuver un nouveau fournisseur.
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Élaboration de votre politique de transport terrestre : un cadre simple
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Si vous élaborez une politique à partir de zéro ou si vous mettez à jour une politique existante, voici les éléments essentiels à aborder :

1. Fournisseurs agréés : Indiquez vos opérateurs agréés préférés et précisez que les réservations doivent être effectuées par leur intermédiaire.
2. Guide des niveaux de service : Définir la catégorie de véhicule correspondant à chaque catégorie de voyageur ou occasion.
3. Délai de réservation : Fixez un délai de préavis minimum (24 heures sont raisonnables pour les réservations standard ; plus long pour les événements ou les voyages de groupe).
4. Limites de remboursement : Établir des plafonds clairs par trajet ou une tarification approuvée pour les itinéraires.
5. Exigences relatives aux justificatifs et à la TVA : Précisez les documents nécessaires pour les demandes de remboursement de frais.
6. Contact en dehors des heures ouvrables: Assurez-vous qu'il existe un numéro à appeler en cas de problème à 6h du matin.
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Une politique d'une page reprenant ces six points permettra de résoudre la majorité des questions relatives au transport terrestre avant même qu'elles n'arrivent dans votre boîte de réception.
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Collaboration avec la direction de l'aéroport
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Airport Executive opère à Londres et dans tout le Royaume-Uni, proposant des services de chauffeur agréé aux entreprises. Nos comptes professionnels offrent une facturation consolidée, des tarifs fixes par trajet et un interlocuteur dédié, conçus pour simplifier la vie des assistants personnels, des assistants de direction et des responsables voyages.

Nous simplifions également l'organisation des transferts, grâce à des accords de partenariat dans plus de 50 pays. Ainsi, que votre cadre se rende à une réunion à Munich ou à une conférence à Singapour, un simple appel suffit pour gérer le transport terrestre à l'arrivée et au départ.

Parce que nous savons que votre temps est précieux, nous simplifions la communication. Contactez-nous via WhatsApp pour des réservations rapides, des mises à jour d'itinéraire et des voyages complexes à plusieurs étapes : pas de formulaires en ligne fastidieux, pas de double saisie, pas d'échanges interminables. Une communication simple et efficace avec des personnes qui sont là pour vous faciliter la tâche.

Nous opérons sous la licence d'opérateur TfL 402 et notre flotte comprend les catégories Économique, Affaires et Première classe pour convenir à chaque type de voyage et à chaque catégorie de voyageur.

Pour discuter d'un compte entreprise ou effectuer une réservation, contactez-nous ici.

Airport Executive - Service de chauffeur haut de gamme à Londres

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